Theo đó, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp tục thực hiện nghiêm túc các nội dung chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh tại Văn bản số 4511/UBND-NC ngày 26 tháng 12 năm 2023 về công tác chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng, Văn bản số 2991/UBND-KTTH ngày 14 tháng 8 năm 2020 về việc đẩy nhanh tiến độ thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh và Văn bản số 07/UBND-NC ngày 02 tháng 01 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tiếp tục triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

Các cơ quan, đơn vị thuộc diện hợp nhất, chia, tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc hoạt động…khẩn trương sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu đã được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mình trước khi có Quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể đảm bảo quy định “tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó” và chịu trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ động làm việc với đơn vị thuê dịch vụ công nghệ thông tin Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh để có giải pháp chuyển toàn bộ hồ sơ, tài liệu điện tử hình thành trên Hệ thống từ năm 2019 đến nay của các cơ quan, đơn vị thuộc diện hợp nhất, chia, tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc hoạt động… về cơ quan, đơn vị mới đảm bảo an toàn, toàn vẹn dữ liệu, thống nhất và đúng theo quy định.

Giao Sở Nội vụ khẩn trương xây dựng Kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với các cơ quan, đơn vị thuộc diện hợp nhất, chia, tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc hoạt động…; đồng thời hướng dẫn việc thực hiện giao, nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị theo đúng quy định.